10 tipů, jak získat a udržet dotaci z EU

V letošním roce by měla být (s největší pravděpodobností již naposledy) otevřena většina dotačních titulů v rámci Operačního programu Podnikání a inovace, určeného pro podporu podnikání.

Programovací období 2007 - 2013 se již chýlí ke konci a finance určené pro jednotlivé programy se pomalu ztenčují. Zatím není jisté, jaký objem finančních prostředků bude České republice přidělen v následujícím programovacím období a jaké oblasti z nich budou podporovány. Pokud tedy v blízké budoucnosti plánujete investice do svého podnikání, doporučujeme posoudit jejich soulad s existujícími dotačními tituly a zvážit možnost získat na váš podnikatelský záměr dotaci ze strukturálních fondů EU ještě letos.

Jak získat dotaci a hlavně jak si ji udržet? Níže naleznete 10 rychlých rad, jak na to. Možná zní nejprve piggy-bank jednoduše a triviálně, zkušení poradci pro získávání dotací vám však potvrdí, že těchto deset "drobností" patří mezi nejčastější důvody neúspěchu.

Na konci článku naleznte pro rychlou orientaci i krátký přehled dotačních titulů s aktuálními termíny.

1. Hlídejte si termíny

Všechny programy mají své termíny pro podání jak registračních, tak plných žádostí. Pokud tyto termíny nedodržíte, musíte si počkat na další výzvu. Protože většina výzev OPPI bude letos otevřena zřejmě naposledy, můžete přijít o svou šanci na dotaci nadobro.

Necháte-li podání žádosti na poslední chvíli, můžete narazit na problém technického charakteru - situaci může zkomplikovat například i špatné internetové připojení. Svou žádost musíte nahrát do systému eAccount včas.

O možnost získat dotaci můžete přijít už při samotném založení Master účtu (zde pdf CzechInvestu s podrobnostmi), necháte-li tuto záležitost na poslední chvíli. CzechInvest má 5 pracovních dní na schválení účtu, dbejte proto na to, abyste si jej založili v dostatečném předstihu před termínem podání registračních žádostí.

2. Pečlivě kontrolujte všechny údaje a přílohy

Správnost údajů byste si měli hlídat již při založení Master účtu. Tyto údaje se pak dále vpisují do všech registračních žádostí a nesprávné údaje vás pak stojí čas a energii. Hlídejte si zejména správný název firmy, adresu či kódy NACE.

Při vyplňování plné žádosti dbejte na to, abyste v systému eAccount a v podnikatelském záměru vyplnili všechny údaje shodně. V případě jakéhokoliv nesouladu vám sice CzechInvest vrátí žádost k opravě, ale příliš velké množství takových chyb může vést k negativním posudkům ze strany externích hodnotitelů se zdůvodněním o rozporuplnosti uváděných údajů v rámci žádosti a jejích přílohách.

Žadatelé také často zapomínají na některé přílohy, které je nutné k žádostem přikládat. Pečlivě si pročtěte všechny dokumenty a dbejte, na to, abyste měli všechny přílohy v pořádku. V případě, že na některou z nich zapomenete, CzechInvest vás vyzve k jejímu dodání, avšak opět dojde ke zbytečnému zdržení a přiděláváte si tak práci.

3. Dobře zvažte rozpočet projektu a stanovené cíle

Rozpočet projektu si pořádně promyslete už před podáním registrační žádosti. Ten už totiž v plné žádosti nelze navýšit. Nesnažte se ale rozpočet projektu ani uměle předem navyšovat ve snaze získat co největší dotaci. Projekt by měl být přiměřený možnostem společnosti, finančním i personálním, jejímu know-how apod., musí vycházet z reálných požadavků firmy. Vězte, že hodnoticí komise na základě posudků externích hodnotitelů rozpozná, snaží-li se žadatel vymyslet projekt pouze proto, aby mohl čerpat dotaci, či neopodstatněně navyšovat jeho rozpočet, aby získal co nejvíce peněz.

Při psaní podnikatelského záměru si také dávejte pozor, abyste si stanovili cíle, kterým jste schopni dostát. V rámci projektu je nutné dodržet tzv. závazné ukazatele, pokud se tak nestane, budete muset celou dotaci vrátit.

4. Žádejte pouze o způsobilé výdaje

Pečlivě si prostudujte text výzvy programu, z něhož žádáte o dotaci, a přesně zjistěte, na které výdaje ji můžete získat a na které nikoliv. Budete-li ve své žádosti požadovat dotaci na výdaje, které nejsou v rámci daného programu stanoveny jako způsobilé, může to v krajním případě znamenat až zamítnutí vaší žádosti.

5. Podnikatelský záměr formulujte konkrétně, nezacházejte však do zbytečných detailů

Vyvarujte se v podnikatelském záměru příliš obecných a vágních formulací. Specifikujte všechny parametry svého projektu, avšak dejte si pozor na uvádění přílišných detailů, které by vám mohly zbytečně zkomplikovat realizaci projektu. Neuvádějte například konkrétní dodavatele, jelikož jste jakožto příjemce dotace povinni vypisovat na veškeré dodávky nad 500 tisíc Kč výběrové řízení.

Zbytečné komplikace si můžete přivodit také v případě, že v podnikatelském záměru budete uvádět takové podrobnosti, které se při následné realizaci mohou snadno změnit. Například když při vytváření nových pracovních míst uvedete, ve kterých konkrétních kancelářích v místě realizace budou pracovníci sedět. Dostanete se tím do situace, kdy budete muset žádat o změnové řízení při každém přesunu jednotlivých pracovníků do jiné kanceláře.

6. Pečlivě si prostudujte všechny dokumenty

Všechny relevantní dokumenty byste si měli samozřejmě nastudovat ještě předtím, než vůbec žádost o dotaci podáte, nicméně je potřeba pečlivě přečíst potřebné dokumenty také poté, co je váš projekt úspěšně schválen. Zvláštní pozornost byste měli věnovat především Pokynům pro žadatele a příjemce z OPPI a Pravidlům pro výběr dodavatelů (naleznete zde společná pravidla na stránkách CzechInvest). Ačkoliv se znění těchto dokumentů může v průběhu času mírně měnit, vždy se řiďte podle pravidel, která jsou platná v okamžiku, kdy podepisujete Podmínky poskytnutí dotace, nikoliv jejich nejaktuálnější verzí.

Pokud budete v rámci projektu provádět investici přesahující 500 tisíc Kč, pravidla pro příjem dodavatelů jsou klíčovým dokumentem. V takovém případě jste povinni uskutečnit výběrové řízení. Vězte, že výběrová řízení jsou velice pečlivě kontrolovaná a pokud jej neprovedete v souladu s pravidly, budete muset získanou dotaci vrátit.

7. Hlídejte si změny v průběhu realizace

Mějte na paměti, že vše, co uvedete v podnikatelském záměru, se pro vás v případě schválení dotace stává závazným. V případě jakýchkoliv změn a odchylek je nutné žádat o změnové řízení, a to před tím než daná změna vůbec nastane. Před i v průběhu realizace projektu pravidelně a důsledně kontrolujte, zda skutečně postupujete podle podnikatelského záměru a zavčas všechny změny nahlaste.

8. Pár praktických rad do účetnictví

Veškerý majetek pořízený v rámci projektu od třetích stran je nutné účtovat do dlouhodobého majetku, jinak vám na něj nebude dotace proplacena.

Pokud platíte několik faktur od stejného dodavatele, doporučujeme uhradit každou zvlášť s příslušným variabilním symbolem, aby byly výdaje k projektu snadno dohledatelné.

Pokud máte na jedné faktuře od dodavatele způsobilé i nezpůsobilé výdaje, požádejte o vystavení dvou individuálních faktur, abyste se vyhnuli zbytečným komplikacím při proplácení dotace.

Mějte také na paměti, že výdaje související s projektem musíte vést na zvláštních analytických účtech. Účetnictví k projektu a s ním související dokumenty evidujte zvlášť, a to jejich originály kvůli případným kontrolám. Nezapomeňte také, že je nutné je archivovat déle než je standardní doba, a to 10 let po ukončení projektu či do roku 2025, podle toho, který okamžik nastane později.

9. Dodržujte povinnou publicitu

Jako příjemce dotace ze strukturálních fondů EU se zavazujete, že budete informovat veřejnost o tom, že svůj projekt částečně financujete právě z těchto zdrojů. Jak má tato publicita vypadat se dozvíte v příslušné příručce, obecně však platí pravidlo, že je určitě lepší využít více prvků publicity (samolepky, plakáty, webová prezentace) než méně. Totéž platí u časového hlediska, na publicitu dbejte od samého začátku projektu. Počítejte s tím, že případná kontrola si chybějící publicity rozhodně všimne, snažte se mít proto vše v pořádku.

10. Nebojte se zeptat

Nejste-li si něčím jistí ani po prostudování příslušných dokumentů, neváhejte se obrátit na pracovníky agentury CzechInvest, kteří vám ochotně pomohou a poradí v případě jakýchkoliv nejasností. CzechInvest má pro dotazy žadatelů zřízenou Zelenou informační linku 800 800 777, na kterou se dovoláte každý všední den od 9 do 13 hodin.

V případě, že si netroufáte na celý proces získání a udržení dotace sami nebo pokud do něj nechcete investovat svůj vlastní čas a energii, můžete se obrátit na odborníky, kteří mají s podáváním žádostí o dotace bohaté zkušenosti a měli by nezbytnou administrativu vyřídit za vás. Kvalitní poradenské společnosti vám pomůžou nejen s vyřízením žádosti o poskytnutí dotace, ale také s následnou realizací projektu a minimalizují riziko chyb. Nevýhodou je fakt, že tyto služby nemůžete očekávat zadarmo, nemáte-li však s podávání žádostí o dotace zkušenosti, tato investice se vám určitě vyplatí.

Aktuální výzvy:

Program Potenciál: podpora výzkumných a vývojových aktivit

Příjem registračních žádostí do 30.9.2011
Program je určen pro podniky všech velikostí
1-100 mil. Kč na projekt
40-60% dotace na nákup strojů, technologií a zařízení

Program Školicí střediska: podpora rozvoje infrastruktury pro vzdělávání

Příjem žádostí do 15.3.2012
Program je určen pro podniky všech velikostí
0,5 - 100 mil. Kč na projekt
30-60% dotace na budování, rekonstrukce a vybavení školicích center

Program Marketing: podpora rozvoje exportu českých podniků

Příjem registračních žádostí od 10.6.2011 do 26.9.2011
Program je určen pouze pro malé a střední podniky
Minimálně 0,3 mil Kč na projekt
Až 50% dotace na podporu účasti podniků na zahraničních veletrzích a výstavách

Program Poradenství: podpora využívání služeb poradců

Příjem žádostí od 1.7.2011 do 14.10.2011
Program je určen pro malé a střední podniky
0,1-0,5 mil. Kč na projekt
Až 50% dotace na poradenské služby externích poradců

Další plánované výzvy:

ICT a strategické služby: podpora vývoje software a center strategických služeb

Předpokládané vyhlášení: podzim 2011
Program je určen pro podniky všech velikostí
1,5-100 mil. Kč na projekt *
30-60 % dotace na mzdy nových zaměstnanců v oblasti vývoje software nebo v centrech sdílených služeb

Inovace: podpora zavádění inovativních produktů do výroby

Předpokládané vyhlášení: podzim 2011
Program je určen pro podniky všech velikostí
1,5-150 mil. Kč na projekt*
30-60% dotace na nové stroje, technologie a zařízení

ICT v podnicích: podpora rozvoje IT vybavení v podnicích

Předpokládané vyhlášení: listopad 2011
Program je určen pouze pro malé a střední podniky
0,35-20 mil. Kč na projekt (údaj z předchozí výzvy, rozpětí dotace se může v rámci nově vyhlášené výzvy změnit)
40-60% dotace na nové CRM, IS, ERP, CAD/CAM apod.

Autor článku: Mgr. Milan Struna působí jako senior projektový manažer ve společnosti eNovation s.r.o., je specialistou na dotační poradenství pro průmyslový, technologický a IT sektor.

Zdroj: www.inovace.cz